Coordonnateur (trice) administratif, exploitation

Main tasks

Le coordonnateur administratif joue un rôle clé en offrant un soutien essentiel aux membres de la direction de l’exploitation et des événements. Il ou elle est principalement responsable d’exécuter une variété de tâches administratives et de soutenir les directions de l’exploitation et des événements dans la gestion des aspects administratifs et organisationnels de leurs activités.

• Fournir un soutien administratif à l’ensemble des membres de la direction de l’exploitation et des événements ;
• Rédiger, réviser, corriger et mettre en page divers documents tels que rapports, offres de services, tableaux, comptes rendus, présentations, etc. ;
• Participer à l’élaboration de présentations et rédiger les comptes rendus des divers comités relevant de la direction (ARC, sécurité, etc.) ;
• Veiller, avec rigueur, au respect des nombreux échéanciers ;
• Interagir avec les fournisseurs et sous-traitants pour le suivi de la facturation ;
• Apporter un soutien administratif à la préparation des contrats et planifier les actions liées aux ententes ;
• Créer les bons de commande et traiter les factures conformément aux ententes et aux budgets ;
• Maintenir à jour différents tableaux de suivi pour les travaux et opérations sur le site ;
• Procéder à l’analyse et à l’achat de divers matériels ;
• Participer au suivi des projets et assurer la mise à jour des échéanciers ;
• Contribuer au développement et à l’implantation de méthodes et d’outils de suivi et de contrôle de projets ;
• Participer activement à la saine gestion documentaire et à la migration technologique des outils et documents de travail ;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Skills and Qualifications

• DEC en bureautique, DEP en secrétariat ou autre diplôme connexe ;
• Minimum de trois ans d’expérience pertinente ;
• Très bonne connaissance des outils technologiques ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Autonomie, sens de l’initiative et de l’organisation ;
• Souci du détail, rigueur et précision ;
• Aptitude à collaborer avec plusieurs intervenants ;
• Habiletés en relations interpersonnelles (approche client) et en communication orale et écrite. Bon communicateur.