Principales tâches

Le rôle :
Relevant de la directrice, centre des congrès et aquaclub, le ou la coordonnateur(trice) a pour mission de soutenir l’équipe d’associés, d’offrir une expérience client exceptionnelle et de contribuer activement aux initiatives de vente.

Assurer la coordination des événements dès la signature des contrats.
Effectuer un suivi proactif avec les clients avant l’événement afin de répondre à leurs besoins et leur proposer des services complémentaires.
Collaborer avec l’équipe des équipiers banquet pour garantir que tous les espaces du Centre des congrès respectent les standards de qualité de la marque Tremblant.
Préparer l’affichage et la signalisation spécifiques à chaque événement.
Gérer l’approvisionnement en fournitures courantes et assurer un suivi de l’inventaire.
Rédiger les rapports de vente et les résumés des événements.
Veiller à la propreté des salles et à l’installation des équipements nécessaires.
Créer et gérer les clés électroniques en maintenant un registre à jour.
Coordonner la préparation des soumissions et des contrats.
Accueillir et orienter les clients dès leur arrivée au Centre des congrès.
S’assurer de la satisfaction des clients en répondant à leurs besoins tout au long de l’événement.
Recueillir les coordonnées des clients potentiels et leur envoyer les informations demandées dans un délai de 24 heures suivant leur visite.
Répondre aux appels téléphoniques et fournir des renseignements sur les services offerts par le Centre des congrès et ses partenaires.
Gérer les demandes du centre d’affaires et utiliser les équipements nécessaires.
Vérifier la disponibilité des salles et effectuer les réservations conformément aux procédures établies dans le logiciel dédié.
Assister les associés et la directrice dans les opérations quotidiennes du Centre des congrès.
Préparer les documents administratifs nécessaires au bon déroulement des événements (menus, coupons de consommation, etc.).

Compétences et qualifications

Vous êtes une personne dynamique, flexible, autonome et passionnée par le service à la clientèle. Vous apprenez rapidement et offrez un service hors pair. Votre esprit d’équipe et votre proactivité font de vous un atout essentiel pour l’équipe du Camp de Base.

Attestation d’études professionnelles ou collégiales en tourisme, en gestion hôtelière ou en coordination d’événements, un atout ;
Minimum de 2 années d’expérience de travail pertinente à l’emploi.
Souci du détail et minutie ;
Aptitude démontrée pour le travail d’équipe et les relations interpersonnelles ;
Attitude et comportements professionnels orientés sur la qualité du service à la clientèle : autonomie, enthousiasme, entregent, polyvalence, flexibilité, sens de l’initiative et sens de l’organisation ;
Capacité de satisfaire des demandes de façon simultanée ;
Maîtrise des différents outils technologiques ;
Une disponibilité à travailler selon un horaire flexible et changeant (jour et/ou soir, semaine et/ou fin de semaine) ;
Excellente maîtrise du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit.

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Facultatif

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