Coordonnateur (trice) administratif, marketing

Principales tâches

Relevant de la Stratège et chef marketing, le ou la coordonnateur(trice) administratif (ve), marketing soutient la direction marketing, ventes et communication dans l’ensemble de ses activités administratives, budgétaires et organisationnelles. Il ou elle assure la coordination efficace des opérations du service, le suivi rigoureux des dossiers et contribue activement à la réussite des projets marketing ainsi qu’aux événements de l’organisation.

• Jouer un rôle central dans le soutien administratif et financier de la direction, en étant responsable de la production des bons de commande (PO) et des factures, et en contribuant activement aux conciliations et au suivi budgétaire avec les gestionnaires.
• Gérer l’ensemble du dossier d’hébergement des artistes et de leurs équipes pendant les événements.
• Négocier et gérer, en collaboration avec la Stratège et chef marketing, les nuitées promotionnelles ainsi que les ententes d’hébergement pour les producteurs extérieurs, pour l’ensemble de l’année fiscale.
• Produire les comptes rendus liés aux dépenses d’hébergement et informer la direction de tout risque de dépassement budgétaire.
• Rédiger, réviser, corriger et mettre en page divers documents tels que rapports, tableaux, comptes rendus et présentations.
• Participer à la préparation des présentations marketing et rédiger les comptes rendus des rencontres et des comités liés aux projets du service.
• Assurer un suivi rigoureux des échéanciers, des livrables et des priorités du département marketing.
• Maintenir à jour les tableaux de suivi des projets, des campagnes et des initiatives promotionnelles.
• Interagir avec les fournisseurs, partenaires et sous-traitants pour le suivi administratif, contractuel et de la facturation.
• Apporter un soutien administratif à la préparation et au suivi des ententes marketing (partenariats, contrats de services, etc.).
• Contribuer au développement et à l’implantation de méthodes et d’outils de planification et de suivi afin d’optimiser les processus du département.
• Participer activement à la gestion documentaire ainsi qu’à l’amélioration continue des outils et des pratiques de travail.
• Apporter un soutien ponctuel à la coordination logistique des activités d’imagerie, de relations publiques et d’événements, en appui aux équipes concernées.

Compétences et qualifications

• Formation en administration, bureautique, gestion ou dans un domaine connexe.
• Expérience pertinente dans un rôle de coordination administrative, idéalement dans un environnement marketing, événementiel ou culturel.
• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Rigueur, autonomie et grand souci du détail.
• Aisance avec les outils informatiques (suite Office, outils de collaboration et de gestion documentaire).
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français ; l’anglais constitue un atout.
• Capacité à travailler sous pression, particulièrement en contexte événementiel.

Conditions d'emploi

Bien que le télétravail soit permis, une présence au bureau de Tremblant est requise.